Santiago Zapata

Si bien la pandemia ha tenido un impacto profundo en nuestras vidas, es innegable que los cambios de paradigma y formas de trabajar son poderosos y, en su gran mayoría, permanentes.

Por fortuna, luego de meses largos de pandemia, abocados a la TDF (la “Transformación Digital Forzosa”), las empresas están entendiendo que no podemos seguir operando en condiciones de "economía de guerra" y con “mentalidad de crisis”. El aprendizaje ha sido profundo y acelerado. La pandemia que nos tocó vivir –para bien o para mal–, es una realidad y tendremos que seguir manejando los desafíos y riesgos en el corto plazo.  

Según lo que hemos observado e investigado en el mundo de los eventos a nivel global, estas son las tendencias más relevantes:  

1. ¡El 2021 será el año de la virtualidad!
a.    Es momento de aplicar las grandes lecciones luego de casi 1 año de aprendizaje intensivo. 
b.    La experiencia, que antes era similar a la del teatro, ahora será más parecida a la de la televisión.
c.    Al eliminar las barreras físicas, los eventos crecen en tamaño de audiencia, con la enorme ventaja de tener a todos los asistentes sentados en primera fila.

2. Las experiencias híbridas comenzarán a despegar.
a.    Beneficios innegables: Los organizadores de eventos ahora conocen los beneficios de asistir a eventos en línea, sin barreras físicas, con ahorros significativos y grandes ventajas para los asistentes. 
b.    Análisis costo-beneficio no favorece los viajes: Viajar miles de millas para una reunión de dos horas es una pérdida de recursos y un lujo que pocos podrán permitirse, además de la creciente preocupación por el impacto ambiental. 
c.    Viajes corporativos lejos de reanudarse: A medida que la pandemia se prolongue, muchas empresas necesitarán reducir lujos como los viajes corporativos. 
d.    Todavía existe un riesgo elevado: Con las vacunas en el horizonte, ahora no es el momento de bajar la guardia.
e.    Diseño bidimensional: Los eventos híbridos serán concebidos para un entorno bidimensional, con un diseño de evento que respalde los objetivos de cada audiencia. 

3. ¿Cómo serán estos eventos híbridos?
a.    Más como programas de tv, menos como conferencias: oradores o artistas en vivo, una audiencia en vivo limitada, una infraestructura tecnológica sólida y una calidad de producción cada vez más competitiva. 
b.    Nuevos "venues" de alta tecnología. 
c.    Mayores presupuestos para temas audiovisuales que para alimentos & bebidas. Equipos ágiles capaces de ofrecer eventos tanto en vivo como en línea. 
d.    Experiencias dobles: entorno bidimensional con un diseño de evento que respalde los objetivos de cada audiencia. 

4. La producción de los eventos cada vez será mejor.
a.    Más profesional, con plataformas y herramientas más sencillas. 
b.    Los equipos de producción audiovisual serán cada vez más sofisticados. Están apareciendo estudios de televisión y venues virtuales.
c.    Empresas audiovisuales ofrecen asesoría en streaming: Pre y post producción, con videógrafos y plataformas seguras. Kits básicos y dirección profesional. 
d.    Uso creciente de tecnología de “Green Screen” con fondos unificados y ayudas audiovisuales sin minimizar la presencia del conferencista.  
e.    Excelentes plataformas de streaming para eventos en vivo.  
f.    Opciones para todos los presupuestos, según las necesidades de cada evento.

5. Las sesiones serán más cortas… aunque los eventos serán más largos.  
a.    Los eventos de uno o dos días pasarán a ser una experiencias de una semana o de un mes.  
b.    La mayor duración de los eventos permitirá construir comunidades y relaciones de largo plazo. 
c.    En lugar de presentaciones de 45 minutos seguidas por sesiones de preguntas y respuestas, las audiencias prefieren presentaciones cortas, seguidas por conversaciones interactivas.  

6. El contenido será redefinido.  
a.    Los organizadores de eventos saben que los formatos no pueden ser los mismos de antes.  
b.    Tendremos más formatos interactivos: conversatorios, debates, pregrabados, fireside chats, páneles, etc.  
c.    Tendremos nuevas formas de interacción: encuestas en vivo, chats grupales y privados, democratización y optimización de las preguntas y respuestas, sesiones en grupos, comentarios en tiempo real, Twitter en vivo y encuestas de evaluación.

7. Las tertulias y conversaciones reemplazarán las conferencias magistrales.  
a.    Pasaremos de las conferencias magistrales ¬–unidireccionales– a las conversaciones interactivas.  
b.    Nada mejor que el poder (y el placer) de una buena conversación.
c.    Los páneles seguirán siendo atractivos, pero con menor número de panelistas (ideal 2 o 3… y no más de 5), con intervenciones cortas y con moderadores ágiles. 
d.    Los buenos moderadores van a ser fundamentales para enriquecer las conversaciones.  Más que simples “monitores” de salas virtuales, deben trabajar en conjunto con los conferencistas para involucrar a la audiencia en vivo. 

8.  En el mundo virtual, el contenido es rey.  a.    Veremos grandes nombres en los principales eventos.  Figuras antes inalcanzables, ahora son viables.  
b.    El contenido, con nombres atractivos y temas bien curados, cada vez será más relevante.
c.    Frente a la proliferación de contenido gratuito, la gente será más selectiva en sus decisiones. 
d.    Empresas medianas y pequeñas ahora podrán tener accesos a grandes conferencistas. 

9. Veremos nuevas plataformas, cada vez más sencillas, con mejores herramientas de interacción y networking. 
a.    Las plataformas complejas irán desapareciendo.  La gente prefiere experiencias sencillas y fluidas. 
b.    Zoom seguirá siendo la opción preferida para las reuniones internas.
c.    Veremos mayor flexibilidad en la integración con diferentes plataformas virtuales: Zoom, Webex, Microsoft Teams, BlueJeans, GoToMeeting.
d.    Las herramientas de medición serán más sencillas y precisas.  Los organizadores de eventos podrán medir interés y participación en tiempo real.  

10. Nuevas oportunidades comerciales. 
a.    Las ruedas de negocios serán cada vez más efectivas y ágiles. 
b.    La zona de stands para los aliados comerciales cada vez será más robusta y apetecida.  
c.    Los stands de los expositores serán cada vez más valorados, con mayor interacción (con chats y video 1 a 1, y juegos interactivos) y mecanismos de generación de leads y seguimiento. 

11.  NUEVAS FORMAS DE INVOLUCRAR A LA AUDIENCIA. 
a.    Los organizadores de eventos, productores y profesionales de marketing deberán encontrar nuevas formas de involucrar a la audiencia.
b.    Los formatos de patrocinio serán cada vez más sofisticados. 
c.    Los típicos banners y pendones serán reemplazados por opciones creativas y de alto impacto. 
d.    Muchos eventos tradicionales van a preferir el registro gratuito, logrando mayores audiencias y mayor impacto para los sponsors, quienes van a preferir los eventos de mayor alcance.  

12. Los asistentes anhelan el networking, o mejor aún, la conexión.
a.    Los eventos ofrecerán mecanismos de networking que permitan agendar reuniones privadas con la debida antelación. 
b.    Nuevas actividades sociales y experienciales para estimular el desarrollo de relaciones comerciales: experiencias gastronómicas y musicales.

13. Los conferencistas también han tenido adaptarse. 
a.    Han tenido que repensar la forma cómo se conectan con la audiencia en el mundo virtual.
b.    Saben que ahora todos los participantes están sentados en primera fila, a 50 centímetros de la pantalla. 
c.    En la mayoría de los casos, no cuentan con comunicación de doble vía, lo que les impide el contacto visual con la audiencia. 
d.    Los que usan presentaciones audiovisuales, tuvieron que diseñar nuevas imágenes para el mundo virtual (láminas más limpias, con poco texto).  
e.    Muchos han migrado de manera efectiva a los nuevos formatos interactivos.

14. Los temas de mayor relevancia para el 2021 son:
a.    Perspectivas económicas & Reactivación
b.    Covid-19 (perspectivas y desafíos)
c.    Actualidad & Geopolítica:  Coyuntura política y social
d.    Cambio Climático & Desarrollo Sostenible
e.    Capitalismo Consciente
f.    Hábitos de consumo
g.    Motivación, Resiliencia y Liderazgo
h.    ¿El fin de la privacidad? Datos en la nueva economía
i.    Innovación & Transformación Digital
j.    Salud & Bienestar
k.    Virtualidad & Trabajo:  El futuro del trabajo… y los trabajos del futuro
l.    El nuevo orden mundial
m.    Democracia en la era de las redes sociales

Estos casos de éxito pueden ser buenos ejemplos para entender la dimensión del momento y el alcance de las oportunidades:
1.    Hay Festival 
2.    EXMA  - Ecomm Summit 
3.    BrandNew Conference
4.    La Otra Mirada
5.    Congreso Cámara Colombiana de la Infraestructura

Por supuesto, aunque sabemos que las perspectivas son alentadoras y positivas, también sabemos que nada reemplaza el contacto cara a cara.  La gran ventaja, sin embargo, es que en el mundo virtual podemos estar cara a cara desde cualquier lugar del mundo y en todo momento.  La virtualidad llegó para quedarse.  

Luego de 10 meses de encierro, de cientos y miles de eventos virtuales –aunque claramente existe una “fatiga de Zoom” y la gente está cansada de los típicos “webinars”–, es innegable que el aprendizaje ha sido acelerado y profundo.  A esta altura del proceso, las empresas no podemos darnos el lujo de seguir cometiendo errores elementales:  ya todos, de alguna manera, debemos ser “expertos” en Zoom; ya todos debemos tener resueltos los problemas de conexión, de iluminación y de sonido; y ya todos debemos entender que la producción digital es fundamental en el mundo virtual.  En síntesis, ¡ya todos debemos entender que el mundo cambió!
 

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