POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

HICUE SPEAKERS S.A.S. y HICUE SPEAKERS CORP

Introducción

HiCue Speakers S.A.S. y HiCue Speakers CORP (quienes en conjunto se denominarán HiCue) son los responsables de los datos personales e información que le suministran sus empleados, aspirantes a ser empleados, así como de sus clientes actuales, antiguos y potenciales, proveedores, conferencistas, aliados comerciales y visitantes.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, se establecen las finalidades, tratamiento y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente política.

1. Responsables del Tratamiento de Datos:

Los responsables del tratamiento de datos personales y otra información de los Titulares son:

• HiCue Speakers SAS, identificada con NIT No. 830 138 652 -7 con domicilio en la Cra 9 No. 86-84 Oficina 301, Bogotá D.C., Colombia.
• HiCue Speakers CORP, identificada con TIN: 35-2603236 con domicilio en Estados Unidos en 175 SW 7TH ST STE 1524, Miami, Florida.

2. Ámbito de aplicación:

Esta política aplica al tratamiento de datos personales que realiza HiCue respecto de sus clientes, conferencistas, empleados, proveedores, aliados estratégicos, y demás personas naturales cuyos datos recolecte en desarrollo de su actividad.

3. Algunas definiciones:

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).
• Responsable del tratamiento: Persona jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Titular: Persona natural a quien se refieren los datos personales.
• Encargado: Quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.

4. Principios:

HiCue garantiza que el tratamiento de datos personales se realizará conforme a los principios de:

• Legalidad
• Finalidad
• Libertad
• Veracidad o calidad
• Transparencia
• Acceso y circulación restringida
• Seguridad
• Confidencialidad

5. Datos que se recopila:

a. En relación con las bases de datos de clientes, proveedores, conferencistas y aliados comerciales:

Nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, necesidades e intereses, lugar de trabajo, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales y la firma.

b. En relación con la base de datos de empleados:

Nombre y apellidos, nacionalidad, estado civil, número de identificación, libreta militar, tarjeta profesional, huella dactilar, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, historial laboral, clínico o de salud, académico y patrimonial, referencias, antecedentes judiciales, disciplinarios, familiares, comerciales o información financiera con otras compañías o con entidades públicas, fotografías recientes, imágenes en cámaras de vigilancia; historia clínica ocupacional; nombre, número de identificación, teléfono, sexo, fecha y lugar de nacimiento, lugar de trabajo cargo o profesión del cónyuge o compañero permanente de empleados y contratistas y de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.

c. En relación con las bases de datos de accionistas o sus representantes legales o funcionarios:

Nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, lugar de trabajo, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales, firma, necesidades e intereses.

Los datos podrán ser suministrados explícitamente por los Titulares, o recolectados al inicio y/o durante la relación laboral o civil entre los Titulares y HiCue.

6. Finalidad del tratamiento:

Los datos personales recolectados serán tratados para las siguientes finalidades:

• Gestionar la relación comercial, contractual y/o laboral.
• Coordinar la participación de conferencistas en eventos y actividades.
• Promocionar productos, servicios y actividades organizadas por HiCue.
• Cumplir con obligaciones legales, fiscales y contractuales.
• Contactar a los titulares a través de distintos medios (email, teléfono, mensajería
  instantánea).
• Realizar estudios internos, análisis estadísticos y mejora de servicios.

7. Tratamiento de datos personales sensibles:

HiCue no solicitará datos sensibles a los titulares a menos que resulte indispensable para la adecuada prestación de sus servicios y solo serán tratados en los casos permitidos por la ley. Para tales eventos, se informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, los datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento.

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 son considerados datos sensibles los siguientes: Origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con el estado de salud, la vida sexual y los datos biométricos.

8. Transferencia y transmisión de datos:

HiCue podrá transferir o transmitir datos a terceros ubicados dentro o fuera del país, siempre que exista autorización del titular o una habilitación legal, y se garantice un tratamiento adecuado conforme a esta política.

En el evento en que HiCue transfiera los datos a uno o varios encargados ubicados por fuera del territorio de Colombia dará cumplimiento a lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, así como a las disposiciones que reglamentan la materia.

9. Derechos de los titulares:

HiCue informa que, conforme a la legislación vigente, los Titulares tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. Los titulares tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informados del uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
  Tratamiento.

10. Canales de atención para consultas, actualizaciones, peticiones o reclamos en relación con los datos personales: 

Para ejercer sus derechos, el titular puede contactarnos a través de:

• Correo electrónico: [email protected]
• Teléfono celular: +57 314 296 5333
• Dirección en Colombia: Cra 9 No. 86-84 Oficina 301, Bogotá D.C.
• Dirección en EE.UU.: 175 SW 7TH ST STE 1524, Miami, FL

Las solicitudes serán atendidas conforme a los plazos legales establecidos en la normatividad vigente.

11.Vigencia de la base de datos:

Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento descritas en esta política, y mientras exista una relación contractual, comercial o de cualquier otra índole con el titular de la información.

Una vez cesen dichas finalidades o la relación con el titular, los datos podrán ser conservados únicamente cuando exista un deber legal o contractual que lo justifique, en los términos permitidos por la ley.

HiCue revisará periódicamente sus bases de datos para garantizar que la información almacenada sea pertinente, actualizada y necesaria para los fines autorizados.

12. Modificaciones a la política de tratamiento:

HiCue podrá modificar esta política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será informado oportunamente a los titulares por los medios habituales de contacto.

13. Seguridad de la información:

HiCue implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales de acceso no autorizado o fraudulento.