Evidentemente, a raíz del Covid 19, el mundo cambió.  ¡Los eventos también tienen que cambiar!

Es claro que en este momento –y durante los próximos 4 a 8 meses– no podremos tener eventos presenciales.  También es claro que los eventos, las conferencias y los formatos no pueden ser replicados tal como ocurrían en el mundo físico.  Los formatos virtuales deben ser más cortos, más interactivos y más estimulantes.  Como bien lo dice David Meerman Scott, autor de “Fanocracy”, los mejores eventos virtuales re-imaginan lo que es posible, redefinen las fronteras, en lugar de simplemente recrear lo que ya conocen.  La clave está en aprovechar las fortalezas del mundo virtual en lugar de limitarnos a replicar la experiencia presencial.

Los conferencistas también tienen que repensar cómo se conectan con la audiencia en el mundo virtual, sabiendo que todos estarán sentados en primera fila, a 50 centímetros de la pantalla.  Aunque el conferencista no podrá ver las caras de los asistentes –­lo que en sí genera un importante desafío–, sí podrá sentir la presencia de los asistentes y generar espacios de interacción por medio de preguntas, comentarios y encuestas en tiempo real.  En el mundo virtual, la interacción –sin abusar de ella– es fundamental. 

7 Claves de una plataforma virtual:

1. Seguridad:   Aunque suena obvio y elemental, lo más importante en una plataforma virtual es la seguridad.  Una buena plataforma debe garantizar la integridad y la calidad de los eventos y el buen uso de los datos.   
2. Producción Digital:  Aún más que en los eventos presenciales, la producción es clave para garantizar una ejecución impecable. Es fundamental explorar y recomendar la tecnología ideal para cada evento, evaluando el tamaño, el alcance y las necesidades.
3. Asesoría Integral:  El mundo de los eventos virtuales es totalmente diferente al de los eventos presenciales.  Como lo explicó recientemente un VP Global de Microsoft, es como pasar del mundo del teatro al mundo del cine.  Por eso se requieren nuevos formatos y nuevos modelos.  En lugar de 2 o 3 días de evento, es preferible un periodo más largo con horarios más cómodos y sesiones más cortas.  También se requiere una experiencia diseñada desde la óptica del asistente, pensando en todos los puntos de contacto, diseñando una experiencia agradable durante todo el proceso y buscando la mayor interacción y disfrute, antes, durante y después del evento.  
4. Herramientas de interacción: El mundo virtual nos permite lograr la participación activa de todos los asistentes, pasando de las conferencias magistrales ­–unidireccionales– a las conversaciones interactivas.  Si bien es claro que nada reemplaza el contacto cara a cara, también es claro que el mundo virtual nos ofrece maravillosas alternativas, con efectivos mecanismos de INTERACCIÓN que enriquecen aún más la experiencia.
5. Herramientas de networking:  Los eventos siempre han sido importantes como instrumentos de relacionamiento y socialización.  Hoy, gracias a la tecnología, los asistentes tienen extraordinarios mecanismo de relacionamiento, con oportunidades de interacción inteligente (antes, durante y después de los eventos) según los parámetros establecidos para tal fin y con base en las preferencias individuales de cada uno.
6. Herramientas de medición: En el mundo virtual, la medición es más sencilla y más precisa.  Una buena plataforma debe permitir la integración fluida y sencilla de las diferentes etapas del proceso, entendiendo que los eventos virtuales requieren indicadores diferentes a los de los eventos presenciales.  La experiencia y la satisfacción de los usuarios  también permite mayor precisión en su medición.
7. Mecanismos de E-commerce:  En algunos casos, cuando el evento lo amerite o así lo requiera, las plataformas virtuales deben permitir y facilitar la venta de productos y servicios en tiempo real y de manera sencilla. 

Por eso hemos venido trabajando intensamente, identificando las mejores prácticas del mundo virtual, redefiniendo la experiencia y el sentido de la interacción.  Las mejores plataformas deben contar con:

1. Venta de boletas
2. Opciones de tour virtual antes del evento.  “Registration Party”.
3. Página de registro seguro (landing page con nombre de usuario y password).
4. Enlace sencillo y clave segura, sin necesidad de bajar ninguna aplicación.
5. Lobby, Cafetería y otros espacios de networking
6. Salones VIP para sponsors.
7. Salones virtuales para reuniones privadas, con video y chats privados.
8. “Green Rooms” y salones para conferencistas. 
9. Mecanismos de interacción en vivo
10. Flexibilidad total en la integración con plataformas virtuales: Zoom, Webex, Microsoft Teams, BlueJeans, GoToMeeting, Skype for Business, Crowdcast…
11. Elementos escalables según las necesidades de cada evento, permitiendo un mayor alcance… sin barreras físicas. 
12. Asesoría en streaming: Pre y post producción. Videógrafos y plataformas seguras. Kits básicos y dirección profesional.
13. Tecnología de “Green Screen” (como los presentadores del clima) para poder tener ayudas audiovisuales sin minimizar la presencia del conferencista. 
14. Portal robusto de Data Analytics en tiempo real.  Tracking & Analytics. 
15. Métricas y datos útiles de los asistentes.  
16. Chats públicos, privados y grupales.
17. Encuestas (polling questions) en vivo
18. Optimización y democratización de preguntas!!!
19. Break out sessions y sesiones alternas. 
20. Mecanismos de “Content Engagement”:  Mind Mapping, Graphic Recording, Executive Summaries, Digital Whiteboards, archivos de contenido… y PRIVATE SOCIAL WALL.
21. Directorio de Asistentes con la opción de solicitar y agendar reuniones según las preferencias y necesidades de cada participante.  
22. Opción de “See who is atttending” para ver el listado de los asistentes (por orden alfabético, por países, por ciudades, por empresas…)
23. Calendario personal
24. Zonas de exhibición: con stands grandes, medianos y pequeños.
25. Stands interactivos, con chats y video 1 a 1 y Juegos interactivos
26. Opciones creativas de patrocinio, reemplazando los típicos elementos de los eventos presenciales. 
27. Capacidad de uso de código QR
28. Diseño único para cada evento!!!  Fachada, lobby, salones, tarimas, zona de exhibición…
29. “Back End Integration”, incluyendo:

• Ticketing
• Data Analytics
• Comunicación
• E-commerce
• Redes Sociales

En síntesis, las plataformas virtuales deben ser experiencias interactivas, entretenidas, medibles y SEGURAS!